Planlægningshorisonten for de Europæiske Kulturhovedstæder er blevet stadig længere i løbet af de sidste 25 år. Den første Kulturby havde i 1985 kun 7 måneder til at planlægge begivenheden.
I dag er planlægningstiden længere: Kulturhovedstæderne er garanteret minimum 4 år fra udpegningen. Og fordi udpegningen i dag foregår på baggrund af en national konkurrence, går kandidatbyer typisk i gang 6-9 år før kulturhovedstadsåret.
Tidsrammen på fire år er tilstrækkeligt for selve kulturprogrammet. Før udpegningen bruger byerne typisk tiden på at positionere sig i forhold til eventuelle konkurrenter, og på at være på forkant i forbindelse med større infrastrukturelle projekter. Det forklarer desuden, hvorfor visse byggeprojekter færdiggøres efter selve kulturåret i en række byer – eksempelvis Stavangers koncerthus samt kunstmuseet i Liverpool i 2008.
Endelig ser man ofte, at byerne opbygger aktiviteter i flere etaper op til kulturåret, og altså ikke venter til selve året. Denne tendens blev lanceret i København i 1996, og er nok accepteret som den mest fornuftige tilgang for at sikre en naturlig udvikling af både indhold, formidling og ikke mindst udvikling af samarbejdsrelationer og kompetencer.
AKTIVITETER OG PROGRAM
Samtlige Europæiske Kulturhovedstæder afholder omfattende kulturprogrammer under selve kulturåret.
Antallet af projekter varierer fra 100 til over 1.000 (Liverpool). Et projekt kan være en udstilling, en koncertserie eller en festival.
Tæller man antal arrangementer, afvikles der mellem 1.000 og 25.000 arrangementer. Et arrangement er for eksempel en enkelt koncert, en enkelt udstillingsdag eller lignende.
Nogle Kulturhovedstæder definerer programmet meget bredt, andre helt stramt. Liverpool havde for eksempel en meget inkluderende strategi, og inviterede mange aktører til at påvirke programmet, mens Antwerpen og Lille havde et langt mere styret program og en mere styret tematik.
KVALITET OG ORIGINALITET FREM FOR OMFANG
Aarhus skal finde den balance, som giver den nødvendige synergi og kritiske masse, men som stadig fastholder et klart programfokus og en klar formidling af programmets temaer. Det er vigtigt med langsigtet planlægning, så alle institutioner og relevante aktører deltager i en gennemtænkt fælles strategi.
Aarhus vil i høj grad basere de konkrete projekter og programmer på eksisterende eller nyoprettede institutioner og netværk. Dette sker for at kunne sikre en sammenhæng med byens kulturliv, og for at sikre, at investeringerne har et længere og bredere perspektiv.
PROJEKTER
Det er sandsynligt, at programmet for Aarhus 2017 vil omfatte 250 til 500 projekter med mellem 5.000 og 15.000 enkeltstående arrangementer, svarende til mellem 15 og 50 arrangementer dagligt hele året. Med et gennemsnit på 200 besøgende per arrangement vil det samlet svare til mellem én og tre mio. besøgende i løbet af året.
Erfaringer fra andre byer viser, at det er bedst med færre men større projekter for at sikre gennemslagskraft og tilstrækkelig volumen, så programmet appellerer til et stort og mangfoldigt publikum både fra byen, regionen og udlandet.